Kerja Lebih Efektif Dalam Ruang Rapat Yang Nyaman

Kerja Lebih Efektif Dalam Ruang Rapat Yang Nyaman
Source via : lane-end-conferences.co.uk

Carauntukmembuat.com – Salah satu proses dalam bekerja adalah saling berembuk, berdiskusi atau sekedar komunikasi sambil bertemu muka. Baik untuk brainstorming, menyatukan pandangan atau bahkan presentasi merupakan kegiatan yang sering dilakukan dalam team work. Semua itu biasanya dilakukan dalam suatu ruang rapat, dan Itu sebabnya keberadaan ruang rapat dalam suatu kantor sangatlah penting. Karena penting, maka ruang rapat sebaiknya bukan hanya harus ada, namun dibuat se-nyaman mungkin sehingga hasil pekerjaan dapat maksimal. Terkadang ruang meeting juga digunakan untuk bertatap muka dengan klien sambil mendiskusikan perkembangan pekerjaan. Oleh karena itu desain ruang rapat sebaiknya diperhitungakan dari awal agar ruangan tersebut bukan hanya tepat guna, namun bisa membuat siapapun yang bekerja di dalamnya lebih produktif, efektif serta efisien.

Utamakan Desain Ruang Rapat yang Nyaman

Image result for meeting room
Source via : unsplash.com

Kebutuhan berbagai orang yang menggunakan ruang rapat, tentu perlu diperhatikan agar mereka nyaman berlama-lama berada dalam ruangan tersebut untuk bekerja. Dengan demikian sebelum membuat desain ruang rapat, sebaiknya diperkirakan siapa saja yang akan sering menggunakan ruangan tersebut. Sehingga kebutuhan pengguna ruang rapat bisa diperkirakan sebelumnya.

Pentingnya HVAC (Heating, Ventilation, Air Conditioning) Serta Pencahayaan Yang Baik

Kadang orang menghabiskan waktu seharian bekerja di ruang rapat, dan dengan demikian kenyamanan saat berada dalam ruangan tersebut amatlah penting. HVAC tentu sangat berpengaruh terhadap kenyamanan tubuh selama beraktivitas dalam suatu ruangan tertutup. Bisa dibayangkan bekerja dalam ruangan yang panas dan pencahayaan yang buruk, tentu sangat mengganggu. Bukan hanya HVAC, pengaturan cahaya juga sangat penting untuk diperhatikan. Kurangnya cahaya akan mengganggu penglihatan sehingga bisa menyebabkan kesulitan bahkan kesalahan saat bekerja.

Kerja Lebih Efektif Dalam Ruang Rapat Yang Nyaman
Source via : lane-end-conferences.co.uk

Pemilihan Perabot Serta Warna Ruangan

Ternyata kesalahan meletakan perabotan maupun pemilihan warna dalam ruangan dapat berpengaruh terhadap suasana hati seseorang. Bila ruangan terlalu penuh sesak dengan perabot dan barang-barang sehingga membatasi ruang gerak, maka orang yang berada dalam ruangan tersebut bisa terganggu ketenangannya bahkan merasa frustasi. Begitu pula pemilihan warna yang tidak tepat akan menstimulasi perasaan yang tidak sesuai untuk dibawa ke dalam suasana bekerja. Bila desain ruang rapat tidak dapat menciptakan suasana yang kondusif untuk bekerja bahkan cenderung mengganggu konsentrasi, maka bekerja dalam ruangan tersebut bisa jadi kurang efektif. Faktor lain yang perlu diperhatikan adalah memilih perabotan yang sesuai ruangan agar memudahkan gerak gerik orang saat bekerja.

Style Ruangan Tergantung dari Penggunanya

Sebelum merencanakan style ruang rapat tentu perlu diketahui siapa yang nantinya paling sering menggunakan ruangan tersebut. Apakah ruangan itu untuk rapat internal kantor, atau justru lebih banyak untuk menerima dan berdiskusi dengan klien? Hal ini berpengaruh terhadap formal tidaknya penataan style ruangan tersebut. Sebab bila untuk menerima klien maka ruangan bisa dibuat lebih formal dan ditempatkan tak jauh dari pintu masuk. Selain itu ruangan tersebut sebaiknya jauh dari lalu lalang karyawan agar lebih tenang. Bahkan penggunaan bahan kedap suara bisa dilakukan apabila diperlukan.  Namun bila ruang rapat ditujukan untuk internal kantor, maka sebaiknya ruangan berada di tempat yang mudah dijangkau karyawan dan penataannya bisa dibuat lebih santai agar karyawan merasa nyaman dan relaks.

Penataan Furniture Untuk Desain Ruang rapat

Saat menentukan rancangan ruang rapat, tentu tidak terlepas dari perkiraan jumlah orang yang bisa ditampung atau besarnya kapasitas ruangan tersebut. Maka penataan furniture perlu diperhatikan dalam ruang rapat.

Kapasitas Besar

  • Theater adalah model penataan di mana kursi-kursi di susun tanpa meja menghadap ke salah satu sisi ruang, layaknya pada sebuah teater. Biasanya penataan ini dilakukan pada ruangan yang besar.
  • Classroom adalah penataan kursi dengan meja, seperti pada ruang kelas pada umumnya. Desain ruang rapat seperti ini dapat menampung peserta yang banyak.

Kapasitas Kecil Hingga Medium

  • U-shape adalah penataan meja dan kursi yang disusun menyerupai huruf U, dengan satu orang pembicara di ujungnya. Dibutuhkan ruangan yang cukup luas untuk setting seperti ini agar bisa menampung peserta hingga kurang lebih 20 orang.
  • Boardroom adalah ruang rapat dengan meja panjang dilengkapi kursi-kursi yang mengitari meja tersebut.